Case Study

RED NOSES CLOWNDOCTORS INTERNATIONAL

 

Smartes Reporting mit internationalen Daten

Mit der Erfahrung des crosscom Netzwerks in Digitalisierungsprojekten und dem Knowhow des Technologiepartners pmOne haben die RED NOSES CLOWNDOCTORS INTERNATIONAL eine einfache und schnell umsetzbare Lösung für das regelmäßige Reporting aller nationalen Standorte gefunden. Die Daten der Länder werden nun aus den unterschiedlichen Datenquellen teilautomatisiert gesammelt, im Data Warehouse verarbeitet und mit Microsoft PowerBI Dashboards dargestellt. 

 

Ausgangslage

Für das Group-Reporting internationaler Organisationen müssen in regelmäßigen Abständen die Daten in den Ländern aus verschiedensten Quellen gesammelt, abgeglichen, angepasst und zumeist manuell in unübersichtliche Excel-Files eingetragen werden. Durch das manuelle Datenhandling kommt es zu unvermeidlichen Übertragungsfehlern und häufiges Nachfragen wird notwendig. Eine ungeliebte und aufwändige Tätigkeit, bindet sie doch Ressourcen, die in Nonprofit-Organisationen oft fehlen oder an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden sollten. Dabei ist es aufgrund der in den Ländern unterschiedlichen, oftmals an Agenturen ausgelagerten Daten-Quellen, Softwarelösungen, Geschäftsmodellen und Kennzahlen manchmal nur schwer möglich, eine Vergleichbarkeit der Daten zu erzielen. Das Ergebnis: Der internationale Report wird alle drei Monate zu einer Kraftanstrengung, um den Vorgaben des Headquarters Genüge zu tun. Lokale Analysen und Planung sind mit einer solchen Momentaufnahme meist nicht möglich und so bleiben diese Reports für den Arbeitsalltag in der ganzen Organisation unbrauchbar.  

 

Gemeinsam die beste und einfachste Lösung finden

Die RED NOSES CLOWNDOCTORS INTERNATIONAL sind mit uns dieses Problem im Rahmen des Projektes Controlling System NEU angegangen. Mit einem Kernteam der Organisation haben wir die derzeitigen Prozesse und Datensysteme der Organisation analysiert und das Vorgehen nach agilen Methoden definiert. Ziel war es, Microsoft Power BI als neues Group-Reporting-Tool zu etablieren und damit step-by-step ein Data Warehouse aufzubauen. Dies sollte in finanziell verkraftbaren Dimensionen erfolgen und rasch erste Ergebnisse sichtbar machen. 

+ Effiziente Integration lokaler Daten in vereinheitlichter Gruppensicht  

+ Datenvisualisierung auf Dashboards international und mit lokalen Ansichten in Finance, Fundraising und Programmes   

+ Optimale MVP-Ausgangslage zur Integration aller elf Partner-organisationen

+ Umfangreicher Know-how-Transfer zu Datenmodellierung und -harmonisierung

In kurzer Zeit zu ersten anwendbaren Modellen (MVP)  

Als Vorbereitung wurden vom RED NOSES Kernteam die Kennzahlen international abgestimmt und die vorhandenen Systeme der unterschiedlichen Standorte in die Überlegungen miteinbezogen. Das Minimum Viable Product (MVP) sollte die bisherige Excel-Lösung ersetzen und schnellstmöglich eine dezentrale Erfassung für das Group Reporting ermöglichen. In einem kurzen gemeinsamen Kraftakt entwickelte das Projektteam für das PowerBI-Add-In Acterys die erforderlichen Datenmodelle zur Datenintegration und -harmonisierung. Zudem ist es nun möglich per Excel-Bulk-Upload die vollständigen Daten der unterschiedlichen Quellsysteme effizient in wenigen Schritten zu laden.

Quick Wins und eine schier unendlich skalierbare Lösung

Mit der implementierten Lösung erfolgt nicht nur der Upload von Datenfiles in Gruppenstrukturen, sondern Analysen auf individuell konfigurierbaren Dashboards können jetzt in Echtzeit erfolgen.  

So können jederzeit per Mausklick die Daten aus den Bereichen Finance, Fundraising, Programmes und Human Resources visualisiert werden.  Auf lokaler Ebene, wie auch auf der zusammengefassten Gruppenebene – und das in der jeweiligen Landessprache!

In den kommenden Sprints werden die elf Partnerorganisationen in den Ländern schrittweise aktiviert und Quellsysteme wie beispielsweise Salesforce CRM über Schnittstellen direkt angebunden.  

„Durch die Erfahrung von crosscom mit Digitalisierungsprojekten in NPOs und der Expertise von pmOne im Umgang mit Daten konnte die internationale Abstimmung sowie die Datenmodellierung und -harmonisierung für die effiziente Digitalisierung unserer Reporting-Prozesse locker vorgenommen werden. Besonders beeindruckt hat uns, wie unsere wichtigsten Ziele bei äußerst geringem Mitteleinsatz erreicht wurden. So macht Reporting Spaß!“   

Matthias Fleck
Controlling, RED NOSES Clowndoctors International

Über RED NOSES

RED NOSES Clowndoctors International ist ein Zusammenschluss von elf Partnerorganisationen in elf Ländern mit Hauptsitz in Wien. Die NGO arbeitet vollständig auf Spendenbasis und bringt mit den Besuchen der speziell ausgebildeten „Clowndoctors“ auf einfühlsame Art Humor und Hoffnung ins Krankenhaus, in Pflegeeinrichtungen und zu Geflüchteten. Das Ziel: die psychosoziale Gesundheit von Kindern und Erwachsenen stärken. Als spendenfinanzierte NGO hat effizienter Umgang mit allen Ressourcen und Finanzmitteln einen besonders hohen Stellenwert.

 

Über pmOne  

pmOne findet technologisch ausgefeilte Lösungen mit Ihren Daten als Fundament einer erfolgreichen Zukunft. pmOne unterstützt Klienten auf dem Weg in die Digitalisierung mit wertvoller Expertise zu Data Management, Modern BI, Data Science und Künstlicher Intelligenz, Corporate Performance Management und Operation Services. Von der Reifegradanalyse digitaler Datennutzung, über individuelle Cloud-Strategien und Architekturen, der Implementierung bishin zu Betrieb und Wartung setzen sie eure Projekte individuell um. Signifikante Mehrwerte erzielen modernste Data-Science-Technologien, Machine-Learning-Verfahren oder Recommender-Systeme.

 

Über das crosscom Netzwerk

crosscom wurde nach dem Ende der Dotcom-Krise von Robert Hanke als Zusammenschluss von ExpertInnen in allen Teildisziplinen der Digitalisierung und der damit verbundenen Kommunikation gegründet. Seither wurden bei großen und mittelgroßen Unternehmen, vor allem aber auch globalen Non Profit Organisationen, eine Menge an internationalen Technologie-Einführungen begleitet. So zum Beispiel wurden Newsrooms eingeführt, Online-Redaktionen ins Leben gerufen, Web-Plattformen etabliert oder Intranets für Konzerne geschaffen. Der Schwerpunkt liegt dabei immer auf der Kommunikation, da dies den Erfolg einer Technologie-Vermittlung ermöglicht. Dabei ist Hersteller-Unabhängigkeit ganz wichtig, um dem Management der Organisationen objektive Entscheidungshilfen geben zu können.   

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