Automatisiertes Controlling
Wie Daten verschiedener Länder aus den Bereichen Programmes, Fundraising, Finance, Human Resources automatisiert gesammelt, visualisiert und analysiert werden
Der Reporting-Prozess internationaler Organisationen ist für alle Beteiligten ein mühsamer. Die Daten müssen aus den verschiedensten Quellen angefragt und meist händisch in unübersichtliche Excel-Dokumente gegossen werden. Dabei sind die vom Headquarter vorgegebenen Kategorien und Daten-Dimensionen für den lokalen Markt oft unbrauchbar. Mit dem Delta zwischen tatsächlichen buchhalterischen Werten und den Auswertungen der Fundaisingdatenbank hat man zu leben gelernt - der Mut zur Lücke kann aber auch ganz schön gefährlich werden. Kein Wunder, dass die abgelieferten Reports später für das lokale Business des jeweiligen Landes oft nie wieder verwendet werden und man sich lieber auf die PDFs der Agentur stützt.
Digitales Controlling richtig gemacht
Wir integrieren mit euch eine neue, zeitgemäße IT-Lösung, die eine einheitliche Datenspeicherung gewährleistet, um auf aktuelle sowie kommende Anforderungen optimal reagieren zu können. Zudem eröffnen sich dank neuer Tools viele Möglichkeiten im Bereich Fundraising, Marketing, Controlling, Planning und Reporting.
HERAUSFORDERUNG:
Einheitliche Systemlandschaft für schnellere Prozesse
Mit der Digitalisierung wollen Organisationen die Systemlandschaft vereinheitlichen. Die Zahl der Datenquellen soll übersichtlicher sein, Automatisierungsprozesse sollen schnellere Abläufe sowie eine bedarfsgerechte Reporting-Qualität garantieren. Die vorhandenen Systeme sind diesen Anforderungen meist nicht gewachsen, da sie aus zu vielen unterschiedlichen Teilen zusammengesetzt, und nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik sind. Die oft komplexen und vielzähligen Datenquellen der jeweiligen Standorte einer Organisation werden in eine einheitliche Struktur gebracht, durch die es dann möglich ist Daten verschiedener Länder gegenüberzustellen und gemeinsam auszuwerten. Generell geht es darum, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen optimalen Überblick für Controlling, Planning und Reporting zu geben.
LÖSUNG:
Digitale Plattform mit "Single Point of Truth"
1. In einem ersten Schritt stellen wir mit euch ein Core Team zusammen. Wir starten mit einem Standort/dem Headquarter, um ein erstes Gerüst für das endgültige System zu erstellen. Mit diesem Team stellen wir gemeinsam fest:
Welche Systeme und Datenquellen sind vorhanden?
Welche Prozesse fanden bisher statt?
Welche detaillierten Anforderungen gibt es?
Welche Potenziale gibt es?
2. Die gemeinsame Arbeit in Sprints erleichtert durch den steten Kontakt das beidseitige Verständnis der jeweiligen Anforderungen und garantiert ein sicheres und selbstbestimmtes Kennenlernen der Tools.
3. In einem weiteren Schritt bringen wir die Anforderungen der vereinheitlichten Gruppenebene mit der benötigten Flexibilität für die individuellen Standorte zusammen. Dabei ist eines der wichtigsten Ziele die Implementierung eines Tools mit einem Single Point of Truth, also einer einzigen, leicht befüllbaren Datenquelle für alle internationalen Standorte von der die Daten dann auf das lokale bzw. Group-Level hochaggregiert werden. Die tagesaktuelle Integration von Datenbeständen in eine einheitliche digitale Plattform schafft Transparenz, Planungszyklen und Finanzabschlüsse werden beschleunigt und Prozesse können automatisiert werden. Gleichzeitig setzen wir immer mehr zukunftsfähige Standards und erarbeiten ein gemeinsames Glossar für den weiteren Roll-out des Projektes
| LOKALE AUSGANGSLAGE | GROUP AUSGANGSLAGE | SOLUTION |
| Unterschiedliche Systeme und Datenquellen | Manuelle Datensammlung und Aufbereitung | Single Point of Truth |
| Manuelle Prozesse | Manuelle Prozesse | Automatisierung |
| Individuelle Anforderungen | Fehlende Vergleichbarkeit der Daten |
Vereinheitlichung der Daten Flexibilität auf lokaler und Group Ebene |
| Lokale KPIs | Group KPIs | Lokale und group KPIs |
| Wünsche | Wünsche |
Flexible Anpassungen Ausbaufähigkeit Skalierbarkeit |
4. Nachdem wir mit dem ersten Standort ein benutzbares Grundgerüst erstellt haben, holen wir den zweiten Standort mit an Bord. Mit jedem Sprint werden die Learnings mehr und der Arbeitsaufwand geringer und wir können uns auf immer detailliertere Lösungen konzentrieren. Das Modell wird Schritt für Schritt erweitert und die involvierten Personen eignen sich das notwendige Verständnis und die Skills passiv an. Mit jedem Stück, das das Modell wächst, gewinnen die Mitglieder des Core-Teams wertvolles Wissen und werden innerhalb Ihrer Organisation zu Experten für die neuen Tools und Prozesse.
ERGEBNIS:
Schnellere Prozesse und eine Organisation, die digital fit ist
Mit der Umsetzung der evaluierten Optimierungspotenziale schafft das neue System den Sprung ins digitale Zeitalter. Wo früher umständlich Listen geführt und abgeglichen werden mussten, reicht nun ein Klick um Informationen aus vielen Quellen an einem Punkt abrufen zu können. So erfüllt die Organisation Anforderungen schneller und erkennt notwendige Optimierungen frühzeitig. Die neue Lösung ist auch Flexibel; kann also für lokale Anforderungen, wie auch zukünftige Neuerungen angepasst werden. So besteht jederzeit die Möglichkeit die aktuellen Daten nach Wunsch auszuwerten und zu visualisieren.
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